Rental / Sewa Multimedia, solusi untuk pameran dan kebutuhan IT yang URGENT

Kali ini saya akan membahas tentang rental / Sewa multimedia. Di Indonesia, zaman sekarang dengan pertumbuhan teknologi yang relatif cukup cepat, dalam satu tahun banyak acara pameran dan meeting yang diselenggarakan dimana-mana. Terkadang saya sedikit aneh, misalnya di salah satu pameran di JCC ( Jakarta Convention Centre ), pada setiap booth saya lihat selalu ada satu unit TV LCD/ TV LED yang berfungsi untuk showcase produk-produk yang mereka pamerkan, tidak jarang juga di satu booth terdapat beberapa unit laptop, ipad, galaxy tab, projector dan monitor sebagai sarana demo untuk produk yang sedang mereka pasarkan.

Travel Exhibition
Illustrasi : Pameran

Satu pertanyaan muncul, apakah TV, Projector, Ipad , TV dan perangkat multimedia tersebut  memang dimiliki oleh perusahaan yang sedang melakukan pameran, atau apakah perangkat yang harganya tidak murah tersebut di sediakan oleh pihak event organizer. Ternyata setelah saya sempat berbicara dengan salah satu teman saya yang melakukan exhibition, dia mengatakan bahwa perangkat tersebut merupakan perangkat sewa / rental. Dipikir-pikir, memang hampir tidak mungkin bila sebuah perusahaan harus mengeluarkan uang untuk membeli peralatan elektronik hanya demi kebutuhan pameran / acara, disamping budget yang harus dikeluarkan lumayan besar, barang-barang elektronik yang dibeli khusus untuk pameran / acara tidak akan dipakai di hari operasional dan hanya akan menjadi blunder di laporan keuangan sebuah perusahaan ( penyusutan jalan terus walaupun barang tsb tidak dipakai ).

Sebagai contoh:

sebuah perusahaan yang memasarkan software accounting, dia memerlukan 10 unit laptop untuk keperluan demo software accounting pada acara tersebut. Rata-rata dalam satu tahun perusahaan tersebut memerlukan laptop sebanyak itu hanya pada tiga exhibition yang besar, sedangkan pada exhibition / pameran yang kecil, masih mungkin untuk membawa laptop sendiri karena jumlahnya tidak terlalu banyak. perhitungannya adalah 10 Unit laptop dengan harga per unit Rp. 5.000.000.- x 10 = Rp. 50.000.000.- ( Lima Puluh Juta ) dengan terpakai hanya 3 kali pada satu tahun. Hal tersebut amat tidak efisien jika faktor penyusutan, kerusakan dan maintenance setiap unit laptop dimasukkan ke dalam perhitungan efisiensi budget.

Solusi paling baik adalah menyewa 10 unit laptop ke vendor rental / sewa ( tinggal google search aja, ini bukan artikel promosi ) seharga Rp. 250.000.- x 10 Unit = Rp. 2.500.000.- ( Dua Juta Lima Ratus Ribu ) dengan jangka pameran 5 hari menjadi Rp. 12.500.000.- Untuk 10 Unit laptop dan 5 Hari sewa. Untuk satu tahun, perusahaan hanya mengeluarkan dana Rp. 37.500.000.- jika exhibition / pameran dilakukan tiga kali dan 5 hari pada setiap pameran. Dilihat sekilas, selisih beli permanen dan sewa hanya selisih Rp. 12.500.000.- tetapi kenapa hal tersebut dapat menguntungkan perusahaan.

Logika nya adalah laptop dan PC merupakan barang yang dapat rusak jika disimpan terlalu lama, masalah yang akan muncul dari battere rusak, hdd rusak dll dsb. Belum lagi kita harus memikirkan soal gerakan teknologi yang lumayan cepat, belum tentu spesifikasi yang kita beli sekarang masih dapat dipakai tahun depan. Ditambah lagi budget yang harus di keluarkan untuk merawat perangkat-perangkat tersebut pada saat tidak dipakai. Perangkat elektronik seperti buah simalakama, dipakai terlalu sering dia menjadi usang dan rusak, tidak dipakai juga menjadi usang dan rusak.

Oleh karena itu, teman saya si exhibitor mengatakan mereka lebih menyukai solusi sewa perangkat multimedia daripada membeli, karena hal-hal yang telah disebutkan di atas. Dengan menyewa kita bisa request apapun itu sesuai keinginan kita, apakah butuh prosesor core i5, prosesor core 2 duo, atau mungkin butuh laptop merek dell semua. Barang yang disewa juga biasanya selalu dalam kondisi baru dan prima, jika ada kendala di lapangan kita hanya perlu menelepon si provider, apapun kerusakan yang terjadi di lapangan ( kecuali disebabkan oleh penyewa ) mereka akan segera mengirimkan anak buah untuk mengganti komponen rusak atau menangani error dan segala kerusakan yang terjadi.

Adapun tips untuk memilih vendor rental / sewa multimedia yang baik seperti yang diberitahukan oleh teman saya :

  1. Selalu pilih perusahaan rental yang mengirimkan barang nya tepat waktu.
  2. Perhatikan dan cek selalu kondisi barang yang kita sewa, jangan diterima apabila ada cacat bawaan, kerusakan atau kendala apapun itu.
  3. Selalu minta nomor telepon staff yang mengantarkan barang sewaaan, supaya jika sales tidak dapat dihubungi, kita dapat langsung menghubungi si staff untuk melakukan complain ( tetapi dalam hal ini hindari melakukan sewa dengan perusahaan yang sales nya sulit untuk dihubungi ).
  4. Biasakan melakukan perbandingan harga, tetapi jangan memilih vendor dengan harga yang terlalu murah, biasanya harga murah dan masalah itu selalu datang satu paket. Vendor yang memberi harga murah umumnya tidak memberikan pelayanan yang baik, harus dilakukan banyak eksperimen untuk mendapat vendor yang benar-benar nyaman.
  5. Jika perusahaan kita merupakan perusahaan resmi dan memerlukan faktur PPN / pemotongan pph, utamakan memakai jasa vendor yang sudah punya badan usaha.

Demikian artikel tentang rental / sewa multimedia, pada contoh yang saya tuliskan, saya hanya menulis tentang laptop, padahal rental / sewa multimedia lumayan banyak jenis mulai dari rental laptop, tv led, tc lcd, rental ipad, projector, screen, game box, server, printer, sound dan audio system, ORION, LED VIDEOTRON, dll dsb.